Мой опыт — от хаоса к системе. Как привести дела в порядок

Когда запланировано много дел, и многие из них никак не связаны друг с другом, невольно возникает ощущение тревоги. Хватаешься за одно, внезапно вспоминаешь о другом, а после появляется третье — и так целый день. При этом дни, недели и месяцы повседневного хаоса проходят в мыслях о "морковке", которая маячит где-то впереди и не даёт сфокусироваться на настоящем. Настоящее же рассматривается как период перед достижением цели и иногда кажется чёрно-белым сном.

Знакомое чувство?

Чаще всего оно возникает у амбициозных людей, которые стараются захватить как можно больше всего, но при этом во многом себе отказывают в погоне за той самой невидимой "морковкой". Они жалуются на стресс, усталость и не позволяют себе отдыхать. А в свободные часы, выкроенные на передышку, думают о незаконченных делах и предстоящих проектах, стараются перешагнуть через всевозможные преграды, и самое главное — не замечают, как мимо проходит жизнь. Жизнь, состоящая из приятных моментов, которых и в привычной работе немало.

От хаоса к порядку: мой опыт

Я долго жила в таком чёрно-белом сне, не понимая, что делаю не так. Читала книжки о планировании и пыталась разложить большую задачу на мелкие шаги, создавала списки дел на день, неделю, записывала планы на год...

Признаюсь — временами это было очень скучно. Как правило, творческих натур тайм-менеджмент загоняет в угол и вызывает у них желание ломать систему, идти против собственных списков. Со временем мне становилось очевидно, что мои планы в какой-то момент потеря??т актуальность, и придётся на ходу их менять. Я отказывалась от идей, даже не пытаясь их реализовать, потому что они казались слишком сложными. Боялась пробовать новое и не верила в себя.

Однако за этот год я окончательно убедилась, что ничего невозможного нет. Перешла в новую и незнакомую мне сферу и сделала первые уверенные шаги. Это помогло мне понять, что я действительно хочу делать дальше. Попробовала создать свой маленький бизнес, но поняла, что это не моё, и поставила галочку напротив очередного пункта. А еще привела в порядок свою жизнь и теперь ощущаю полный контроль над ней. И теперь расскажу, как мне это удалось.

Знакомство с системой GTD

Год назад я познакомилась с системой самоорганизации Дэвида Аллена под названием GTD (Getting Things Done). Прочитала его книгу "Как привести дела в порядок", прошла тренинг в России и познакомилась с самим Дэвидом. В нём меня в первую очередь поразили спокойная уверенность и безмятежность. Конечно, ведь он создавал методологию GTD прежде всего для себя и пользуется ею долгие годы.

Название системы GTD говорит само за себя — её суть заключается в завершении начатых дел. Новым делом может считаться всё что угодно, даже новые идеи. Очевидно, что вас посещают связанные с ними мысленные образы, а это тоже работа. Описывая, как реагировать на подобные мысли, Аллен использует понятие "сознание как вода", почерпнутое из восточных единоборств. Оно означает реакцию, зависящую от силы броска и массы камня в воду, после которого вода вновь приходит в спокойное состояние. Это реакция на всё, что с нами происходит. Ничто не должно выводить из внутреннего равновесия и мешать нам сосредоточиться на текущих задачах.

Когда под контролем все сферы, проекты и задачи, нет необходимости в тревоге. Просто нужно сверяться со своей системой самоорганизации. Она должна быть удобной и обязательно внешней — наш мозг предназначен не для хранения идей, а для их создания.

Your mind is for having ideas, not holding them.

David Allen

В качестве внешней системы можно использовать любой удобный для вас менеджер задач. Или обычный блокнот, если вам нравится писать на бумаге ручкой. Ниже перечислены принципы, которые помогут организовать вашу систему хранения информации.

1. Контексты — это условия для тех или иных действий. Например:

• за компьютером с доступом в интернет. Многие из нас работают не только в офисе, но и в кафе, парке или из дома. В этом случае будет нелогично привязывать рабочие задачи к офису;
• за компьютером без доступа в интернет — если нужно сделать то, для чего интернет не требуется;
• дома, если речь идёт о домашних делах вроде ремонта душа или разбора вещей в шкафу;
• по дороге — например, заскочить в магазин за хлебом или купить дедушке газету;
• где угодно, если есть смартфон;
• отдельным списком можно вывести звонки. Во время свободных 15 минут перед встречей с клиентом вы будете знать, что делать, просто открыв этот контекст.

Со временем ваши контексты могут дополняться и усложняться. Вначале вам будет достаточно базовых.

Одна из ключевых особенностей системы — быть уверенным в том, что нужно делать сейчас, и не беспокоиться о задачах, которые ждут своей очереди. Методология работает и как спасение от прокрастинации.

2. Любую задачу, которая требует как минимум двух шагов, Дэвид Аллен называет проектами. И речь идет не только о проектах, связанных с работой. Проектом может стать что угодно, если оно соответствует определенным условиям. Записываем названия проектов и формулируем следующее действие.
3. В следующем действии и состоит вся соль. Для достижения цели не нужны десятки шагов. Достаточно чётко сформулировать единственный следующий шаг. Например, вы решили уволиться и сменить род деятельности. В первую очередь вы можете проанализировать свои ожидания и желания. Если уже знаете, что хотите обновить своё резюме, не пишите просто слово "резюме". Действие должно быть конкретным, поэтому обязательно используйте глагол.
4. Правило двух минут. Не откладывайте задачи, если с ними можно справиться всего за пару минут! Не давайте им накапливаться.
5. Применяйте свой метод самоорганизации даже к самым безумным идеям, планам на субботний ужин и отпуск, планированию карьеры. Заносите туда всё, что приходит в голову.
6. Папка «Входящие» должна быть абсолютно пустой. В том числе там не должно быть прочитанных писем. Проверяйте электронную почту так, чтобы ненужные письма отправлялись в корзину, а задачи, касающиеся конкретных проектов, и письма, к которым нужно вернуться позже, - в соответствующие папки. Не храните сотни писем - вы всё равно вряд ли вернётесь к большинству из них. А если и вернётесь, они уже к тому времени потеряют свою актуальность.

В вашем органайзере тоже должен быть папка с "входящими" — туда вы будете кидать все возникающие по ходу идеи. Но её необходимо регулярно чистить, относить всё нужное к соответствующим проектам или помечать пункты как завершённые. Кстати, у Дэвида с собой всегда есть маленький органайзер со сменным блоком, крошечной ручкой и отделениями для карточек, куда и попадают все его заметки. Дома он вырывает листок и кладёт его в лоток для бумаг на столе. Когда приходит время, он принимает решение по всему, что накопилось в лотке для "входящих".

7. Обзоры. Их нужно проводить регулярно. Выбрать любой день недели и просмотреть свою систему целиком — что выполнено, что предстоит сделать, записать новые идеи. Обзоры нужны для того, чтобы лишняя информация снова не накапливалась в голове, не мешала генерировать идеи, и вы могли доверять своей системе. А доверие к своей системе — это гарантия отсутствия тревоги.

О системе Дэвида Аллена можно говорить долго. Она действительно работает, помогая сосредоточиться на текущих задачах, осознавать значимость каждого действия и оставаться в гармонии с собой, без стрессов и хаоса. Разве это не то, что нужно каждому?