Советы по проведению бизнес-встреч

Встречи являются неотъемлемой частью любого бизнеса. Совещания внутри компании, переговоры с партнерами, презентации для клиентов – от результатов этих мероприятий напрямую зависит успех вашей организации. Ввиду этого, очень важно тщательно подготовиться к любой встрече, грамотно ее организовать и проанализировать результаты.

1. Подготовка к встрече

• Узнайте всё про участников встречи: кто эти люди, их позиция в компании, кто из них принимает решения и чем они увлекаются.
  Любая, даже самая, казалось бы, незначительная информация, может оказаться очень полезной во время деловых переговоров.

  
  

• Также необходимо тщательно изучить компанию, с представителями которой вы планируете встречаться: чем они занимаются, сколько существуют, что для них сейчас самое главное.
  Очень удобно сделать специальную памятку, - «что нужно выяснить до встречи» и перед каждым мероприятием с ней сверяться.

  
  

• Составьте план проведения встречи. Определите ваши цели, предложения и возможные пути развития событий.
  Вам будет значительно проще, если вы заранее решите, где можете уступить, а где будете стоять на своем до конца.

  
  

• Возьмите с собой всё необходимое: ручку, блокнот, визитки, презентацию вашей компании.
  Чтобы ничего не забыть, попробуйте проиграть предстоящую встречу в голове и подумать, что еще может понадобиться.

  
  

• Как бы вам не нравилось творчество, например, группы Metallica, майку с их изображением стоит оставить для других мероприятий, так как встречать вас будут по одежке и выглядеть вы должны по-деловому.
  Важен не только внешний вид, но и используемые вещи, поэтому всё - от ручки до презентации должно быть выдержано в едином стиле, выглядеть аккуратно и представительно.
  Если к вам придет человек без визиток, с наспех подготовленной презентацией и будет записывать информацию на клочке бумаги, вы вряд ли проникнитесь к нему доверием.

2. Проведение встречи

• Как показывает опыт, оптимальное количество участников встречи с каждой стороны – два человека.
  Если людей будет больше, то не все смогут равноправно участвовать в обсуждении и получится переизбыток информации, мнений и после встречи вы вряд ли запомните пожелания и предложения собеседников.
  Вдвоем работать очень удобно, - один человек может вести беседу, а второй ему помогать, следить за ходом мысли и вовремя добавлять нужные комментарии или показывать актуальные документы.

  
  

• Как и при подготовке к встрече, уделяйте внимание любой информации, - записывайте все основные мысли, новые данные, предложения и аргументы.
  Незнакомые вам имена и фамилии, невзначай произнесенные клиентом, могут вылиться в новые встречи и расширение бизнеса.

  
  

• Чтобы деловая встреча прошла успешно, очень важно правильно ее организовать. Вначале всегда принято знакомить всех участников мероприятия, обменяться визитками, а затем наметить основные вопросы для обсуждения, - так всем будет проще следить за ходом переговоров.
  В конце необходимо четко сформулировать и записать результаты, - о чем стороны договорились, и какие шаги нужно предпринять после встречи.

  
  

• Крайне важна манера общения. Излагайте свои мысли четко, ясно и последовательно, внимательно слушайте собеседника.
  При этом стоит избегать чересчур формального тона, чтобы встреча не была слишком напряженной, - будьте открыты, позитивны и уверены в себе. Хотя, конечно, многое зависит от участников, - с кем-то нужно быть более серьезным, с кем-то можно пошутить и поговорить на отвлеченные темы. В каждой ситуации важно чувствовать собеседников.

3. Анализ результатов

• Во-первых, после встречи необходимо написать всем участникам короткий e-mail с основными итогами, чтобы еще раз закрепить то, о чем стороны договорились (так называемый follow-up).

• Свои записи из блокнота желательно перенести куда-то еще и делать это систематизировано, потому что блокнот можно потерять, а иногда очень важно вспомнить, что обсуждалось на той или иной встрече, даже если она проводилась давно.

• Через день-два после встречи важно еще раз «прокрутить» ее у себя в голове и обсудить все со своими коллегами, чтобы убедиться, чт?? все правильно понято и не упущено ничего важного.